Das Bundesarbeitsgericht (BAG) musste sich nun in einem aktuellen Fall (Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24) mit der Frage beschäftigen, in welchen Fällen die Gehaltsabrechnung Beschäftigten auch digital übermittelt werden kann und was bei der Zustellung zu beachten ist.
Darum ging es in dem Fall
Geklagt hatte eine Angestellte eines Einzelhandelskonzerns, deren Beschäftigte ihren Gehaltszettel digital übermittelt bekamen.
Zu diesem Zweck erhielten die Beschäftigten Zugriff auf ein individuelles, digitales Mitarbeiterpostfach, über das alle Personaldokumente, u. a. auch die Gehaltsabrechnungen, über einen externen Anbieter bereitgestellt und über einen passwortgeschützten Online-Zugang abgerufen werden konnten.
Dieses Verfahren war in einer Konzernbetriebsvereinbarung (KBV) geregelt.
Die KBV regelte zudem, dass in den Fällen, in denen die Beschäftigten privat keinen Online-Zugriff auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente haben, der Arbeitgeber es den Beschäftigten ermöglichen muss, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken.
Die Klägerin widersprach dieser Praxis und forderte weiterhin Abrechnungen in Papierform.
So entschieden die Gerichte
Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen gab zunächst der Klägerin Recht (Urteil vom 16. Januar 2024 – 9 Sa 575/23). Zur Begründung führte das LAG an, dass es sich bei Gehaltsabrechnungen um zugangsbedürftige Erklärungen handelt und ein digitales Mitarbeiterpostfach nur dann dafür geeignet ist, wenn die Mitarbeiterin es für den „Erklärungsempfang im Rechts- und Geschäftsverkehr“ bestimmt hat. Ist das – wie im Streitfall – nicht erfolgt, seien die Gehaltsabrechnungen nicht ordnungsgemäß erteilt.
Die Erfurter Richter sahen das anders: Der Neunte Senat des BAG hat entschieden, dass Arbeitgeber ihren gesetzlichen Pflichten nachkommen und der im Gesetz geforderten Textform genügen, wenn sie die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellen. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber den berechtigten Interessen der Beschäftigten Rechnung trägt, insbesondere wenn diese privat keinen Online-Zugriff haben. Dem ist der Arbeitgeber nachkommen.
Darüber hinaus stellte das BAG fest, dass die in der Konzernbetriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geregelte digitale Zurverfügungstellung der Entgeltabrechnungen auch nicht unverhältnismäßig in die Rechte der betroffenen Arbeitnehmer*innen eingreift.
Der Senat hat den Fall an das LAG zurückverwiesen, weil keine Feststellungen dazu getroffen worden sind, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen.